pengorganisasian

PENGORGANISASIAN

1.PENGORGANISASIAN

            Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan effesien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian mulai dari pembentukan tingkah laku hubungan antara manusia secara efektif sehingga mereka dapat bekerja sama secara efesien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas nya serta memberikan kondisi lingungan tertentu untuk pencapaian tujan. Sebagai contoh dalam sebuah himpunan mahasiswa ataupun BEM merupakan contoh dari sebuah organisasi dimana anggota dari organisasi tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

          

        Pengorganisasian(organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengolompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi, seperti pada sebuah himpunan mahasiswa pada HIMMI( Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika) yang mempunyai struktur formal ataupun bagan organisasi mulai dari ketua, wakil ketua, sekertaris, humas, coordinator wilayah dst.

          Pembagian kerja adalah pemerincian tugas tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Nah demikian pula pada struktur organisasi formal dari mulai ketua sampai kepada hiararki terbawah dalam organisasi mempunyai pekerjaan, tanggung jawab yang telah ditentukan. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efesien dan efektif.

           

   PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

           

          Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.     Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2.    Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan kegiatan nya, diaman setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi  angota-anggota kelompok.

3.     Hubngan antar fungsi-fungsi, jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.

4    Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewnang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

Dengan ini dapat kita simpulkan bahwa pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efesien. Jadi sebuah tujuan pencapaian dalam organisasi haruslah efesien yang akan dapat dicapai dengan struktur formal yang telah tersusun rapi, terkelompokkan dan teratur dalam pembagian tugas atau pekaerjaan diantara para anggota sehingga tercapailah pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan memebuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencangkup aspek-aspek penting oargaisasi dan proses pegorganisasian yaitu :

 1) pembagian kerja

 2) departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah departementasi)

 3) bagan organisasi formal

 4) rantai perintah dan kesatuan perintah

 5) tingkat-tingkat hirarki manajemen

 6) saluran komunikasi

 7) pengguanaan komite

 8) rentang manajemen dan kelompok kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

TEORI ORGANISASI

Dibawah ini merupakan bagan tentang perkembangan teori organisasi:

 1.TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19).  Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

Dalam teori ini organisasi digambarkan seperti toet piano dimana masing-masing nada mempunyai spesialisasi (do.. re.. mi.. fa.. so.. la.. si..) dimana apabila tiap nada dirangkai maka akan tercipta lagu yang indah begitu juga dengan organisasi.

Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.

Defisi Organisasi menurut Teori Klasik:

Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsure pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:

a.       Sistem kegiatan yang terkoordinasi

b.      Kelompok orang

c.       Kerjasama

d.      Kekuasaan & Kepemimpinan

Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)

Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

a.       Pembagian kerja (untuk koordinasi)

b.      Proses Skalar & Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal)

c.       Struktur (hubungan antar kegiatan)

d.      Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).

            Teori Klasik berkembang dalam 3 Aliran:

¨      BIROKRASI. Dikembangkan dari Ilmu Sosiologi

¨      ADMINISTRASI. Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Makro sebuah organisasi.

¨      MANAJEMEN ILMIAH)  Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Mikro sebuah organisasi.

Semua teori diatas dikembangkan sekitar tahun 1900-1950. Pelopor teori ini kebanyakan dari sebuah negara berbentuk kerajaan “Mesir, Cina & Romawi”.

TEORI BIROKRASI

Dikemukakan oleh “MAX WEBER” dalam buku “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism” dan “The Theory of Social and Economic Organization”.

Istilah BIROKRASI berasal dari kata LEGAL_RASIONAL:

“Legal” disebakan adanya wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas.  Sedangkan “Rasional”  karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai.

Karekteristik-karekteristik birokrasi menurut Max Weber:

©      Pembagian kerja

©      Hirarki wewenang

©      Program  rasional

©      Sistem Prosedur

©      Sistem Aturan hak kewajiban

©      Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal

            TEORI ADMINISTRASI

Teori ini dikembangkan oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa  dan James D. Mooney, Allen Reily dari Amerika.

HENRY FAYOL (1841-1925): Seorang industrialis asal Perancis tahun 1916 menulis sebuah buku “Admistration industrtrielle et Generale” diterjemahkan dalam bahasa inggris 1926 dan baru dipublikasikan di amerika 1940.

14 Kaidah manjemen menurut Fayol yang menjadi dasar teori administrasi:

ª      Pembagian kerja

ª      Wewenang & tanggung jawab

ª      Disiplin

ª      Kesatuan perintah

ª      Kesatuan pengarahan

ª      Mendahulukan kepentingan umum

ª      Balas jasa

ª      Sentralisasi

ª      Rantai Skalar

ª      Aturan

ª      Keadilan

ª      Kelanggengan personalia

ª      Inisiatif

ª      Semangat korps

Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:

§        Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)

§        Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)

§        Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal)

§        Kegiatan Keamanan

§        Kegiatan Akuntansi

§        Kegiatan Manajerial atau “FAYOL’s FUNCTIONALISM” yaitu:

a.       Perencanaan

b.      Pengorganisasian

c.       Pemberian perintah

d.      Pengkoordinasian

e.       Pengawasan

JAMES D. MOONEY & ALLEN REILLY :1931) Menerbitkan sebuah buku “ONWARD INDUSTRY” inti dari pendapat mereka adalah “koordinasi merupakan factor terpenting dalam perencanaan organisasi”. Tiga prinsip yang harus diterapkan dalam sebuah organisasi menurut mereka adalah:

a.       Prinsip Koordinasi

b.      Prinsip Skalar & Hirarkis

c.       Prinsip Fungsional

MANAJEMEN ILMIAH

Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR).  Definisi Manajemen Ilmiah:

“Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja”.

F.W. TAYLOR menuangkan ide dalam tiga makalah: “Shop Management”, “The Principle Oif Scientific Management” dan “Testimony before the Special House Comitte”.  Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku “Scientific Management”. 

Berkat jasa-jasa yang sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada praktek manajemen modern maka F.W. TAYLOR dijuluki sebagai “BAPAK MANAJEMEN ILMIAH”.

Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:

a.      Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.

b.     Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan

c.    Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan.

d.   Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah

2.      TEORI NEOKLASIK

Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada  “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.

HUGO MUNSTERBERG

Salah tokoh neoklasik pencetus “Psikologi Industri”. Hugo menulis sebuah buku “Psychology and Industrial Effeciency” tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan adanya perbedaan karekteristik individu dalam organisasi dan mengingatkan adannya pengaruh factor social dan budaya terhadap organisasi.

Munculnya teori neoklasik diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthorne tahun 1924 milik perusahaan Western Elektric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan ELTON MAYO seorang riset dari Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya memperhatikan insentif upah dan Kondisi kerja karyawan dipandang sebagai factor penting peningkatan produktifitas.

Dalam pembagian kerja  Neoklasik memandang perlunya:

a.       Partisipasi

b.      Perluasan kerja

c.       Manajemen bottom_up

3.      TEORI MODERN

Teori ini muncul pada tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan dua teori sebelumnya yaitu klasik dan neoklasik. Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua unsure organisasi sebagai satu kesatuan  yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

TEORI MODERN vs TEORI KLASIK

a.       Teori Klasik memusatkan pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan Teori Modern menekankan pada perpaduan & perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh.

b.      Teori Klasik membicarakan konsep koordinasi, scalar, dan vertical sedangkan Teori Modern lebih dinamis, sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang dipertimbangkan.

2. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi(disain organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. Seperti pada gambar 7.

                                                                                                            Gambar 7.

            

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1.Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya, yang pada dasarnya “struktur mengikuti strategi”. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

2.teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang barang atau jasa akan membedakan bentuk strutur organisasi . sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi indrustri masal akan memerlukan tingkat standardisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi dibandingkan perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.

3.Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terllibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang diluar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

4.Ukurann organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih dengan struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja(departementalisasi)

2.standardidasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3.kooordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi.

4.sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan 

pembuatn keputusan.

5. ukuran satuan kerja menujukkan jumlah kaaryawan dalam suatu kelompok.

PEMBAGIAN KERJA

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerjasama secara koorperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy  . tiang dasar pengorganisasian adlah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinka synergy terjadi.

Misalnya dalam sebuah supermarket terdapat kasir, bagian pelayanan, bagian kamanan (satpam), bagian kebersihan (cleaning service) dan lain sebagainya

BENTUK ORGANISASI

A.  

  Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan organisasinya ada dua bentuk pokok, yaitu (1) bentuk tunggal dan (2) bentuk komisi.

Bentuk tunggal, bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pucuk pimpinan berada di dalam tangan satu orang. Semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber pada pimpinan. Demikian pula tanggung jawab dalam organisasi melalui tingkat tingkat pengawasan yang pada akhirnya kepada si pemimpin tunggal itu ia akan bertanggung jawab terhadap organisasi keseluruhan. Missal dalam bidang pemerintahan, Presiden, Menteri. Dalam bidang kemiliteran, misalnya Panglima, Komandan. Dalam bidang pendidikan, misalnya Rektor, Dekan. Manajer pada sebuah perusahaan sebagimana pada gambar 11.

gambar 11.

            Salah satu kebaikan organisasi bentuk tunggal ini bahwa segala sesuatu dapat diputuskan dengan cepat oleh pimpinan. Dalam mengemudikan roda organisasi, pimpinan bertanggung jawab sepenuhnya. Kebaikannya kalau pimpinan itu seorang yang luas pengetahuan dan pandangannya, serta serta cakap memimpin orang-orang dibawahnya. Mempumnyai kegiatan jasmani dan rohani yang kuat maka organisasi bentuk tunggal ini berjalan dengan baik karna segala keputusan cepat dapat diptutuskan dan dilaksanakan.

Bentuk komisi, dalam bentuk ini suatu organisasi dapat mempunnyai puncak pimpinan berupa sebuah dewan yang terdiri atas beberapa orang. Semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan itu sebagai kesatuan, demikian pula keputusan-keputusan diambil oleh beberapa orang sebagai suatu keseluruhan dalam menjalankan pimpinan organisasi. Bentuk komisi ini banyak dipakai bagi organisasi-organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan-peraturan atau memberikan pertimbangan-pertimbangan. Seperti pada gambar 12.

gambar12

           

Salah satu kebaikan organisasi bentuk ini adalah bila tugas pekerjaan pimpinan sangat banyak sehingga tidak mungkin terpikul oleh satu orang, maka dapat diadakan pembagian kerja diantar orang orang itu, selain itu dalam bidang administrasi atau kehakiman, keputusan keputusan yang diambil oleh beberapa orang, pada umumnya lebih tepat daripada hanya berdasarkan pertimbangan satu orang.

B.     Organisai dilihat dari sudut lalu lintas kekuasaan dan tanggung jawab serta hubungn kerja pada kesatuan administrasi organisasi tersebut, yaitu:

-          Bentuk line (lurus atau hirarki)

-          Bentuk staf atau fungsional

-          Bentuk gabungan staf dan line

-          Bentuk organisasi system panitia

Bentuk line, organisasi bentuk line disebut juga “organisasi hirarki”. Pada bentuk ini kekuasaan dan tnaggung jawab berjalan dari pimipinan sampai ke bawah, yaitu kepada para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi. Organisasi ini sifatnya langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertical. Pada umumnya tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antar pimpinan dan bawahan pada umunya dilaksanakan secara langsung(face to face). Pimpinan organisasi ini menjadi pimpinan tertinggi.

Secara sederhana bagannya adalah sebagai berikut.

Gambar 7.1  Organisasi line(garis)

 
     Organisasi jenis ini efektif untuk organisasi atau perusahaan-perusahaan yang belum berkembang. Setiap atsan diminta pengetahuan dan pandangannya yang luas sebab ia tidak mempunyai pembantu ahli yang dapat memberi nasehat atas saran dari berbagai bidan keahlian yang mencangkup kegiatan organisasi tersebut, kelemahan organisasi bentuk line, jika organisasi makin luas dan kompleks maka sukar untuk memperoleh pejabat-pejabat yang pandai dalam berbagia hal.

Bentuk staf, istilah ini berasal dari ketentaraan, staf sesungguhnya hanya bertugas memberi nasihat dan anjuran. James mooney di dalam bukunya “the principles of organization” mengatakan, sebenarnya staf mewakili kekuasaan  berpikir, sedangkan lini mewakili kekuasaan atas manusia.

        
  bentuk organisasi staf ini sering pula disebut organisasi fungsional. Pada kekuasaan ini kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang keahliannya. Sebalikmya tiap-tiap ahli itu mempunyai kekuasaan mengenai bidang keahliannya terhadap setiap pejabat dikesatuan manapun, tetapi ia tidak berhak memerintah secara langsung, ia mempunyai kewenangan untuk menyarankan dan memberi nasehat. Seperti gambar 89.

gambar 89.

     pencipta dari organisasi fungsional ini ialah F.W. Taylor dengan tujuan untuk menambah produktivitas dan melancarkan pekerjaan dalam pabrik. Karena tugas pekerjaannya lebih terbatas. Namun, salah satu kelemahan dari organisasi ini bahwa pengendalian dan koordinasi menjadi lebih sukar untuk dilaksanaka akibat dari saluan perintah dan tanggung jmenyilang ke sana-sini.

           

     Lalu lintas pada kekuasaan organisasi berbentuk fungsional, sifatnya tidak langsung dan tidak berbentuk vertical. Seorang pejabat dapat menerima perintah dari beberapa orang, tetapi masing-masing hanya mengenai satu fungsi tertentu. Seorang pejabat yang melakukan tugas pengawasan pun hanya mengawasi para pekerja dalam satu segi tertentu.

     Bentuk Gabungan Antar Staf dan Line, 

     Nah untuk menghindari kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi staf atau line maka paling banyak dikenal dalam praktek dan dianggap baik, yaitu bentuk organisasi campuran antara line dan staff. Di satu pihak, organisasi di susun dalam bentuk lurus/line, di pihak lain, diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuan-kesatuan tertentu. Tiap-tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, misalnya kepegawaian, pembelajaan alat-alat, dan perhitungan biaya. Kesatuan-kesatuan dari para ahli dalam suatu fungsi itu tugas uatamanya adalah melayani kesatuan-kesatuan yang langsung menjalankan tugas pekerjaan pokok organisasi tersebut. Hal ini berlainan dengan organisasi bentuk fungsional. Tenaga-tenaga ahli ini tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka. Saluran hubungan sesuai antar kedua kesatuan itu dilakukan pejabat yang berada diatas mereka. Sebagaimana pada gambar 7.3

           

     Organisasi bentuk campuran ini sekarang banyak dipakai dalam praktek karena bentuk ini mempersatukan hal-hal yang baik pada betuk lurus dan staf. Saluran perintah dan tanggung jawab mengenai tugas pokok organisasi yang bersangkutan menurut bentuk lurus. Dengan demikian, kesederhanaan dan ketegasan serta pembagian tugas pekerjaan dapat terjamin. Selain itu, para pejabat pelaksana pekerjaan pokok itu diberi kemungkinan untuk memperoleh bantuan para ahli di dalam melaksanakan tugasnya. Pelayanan yang diberikan oleh tenaga ahli itu, misalnya dalam membuat rencana kerja(progam kerja), memilih salah satu cara kerja yang paling efesien, membeli alat yang paling cocok dan tertib, dan melatih para pegawai yang membutuhkan pendidikan tambahan. Seorang wakil direktur yang bertugas dalam bidang-bidang produksi, misalnya di dalam organisasi line ia bukan seorang staf. Akan tetapi, sebagai manjer oleh pucuk pimpinan ia diberi kekuasaaan dan tanggung jawab dalam ruang lingkup tugasnya. Ia berada langsung dibawah direktur, tetapi bila dalam sebuah panitia, misalnya ia diminta turut serta sebagai penasehat, maka dalam hal ini berarti dia sedang bertindak sebagai staf.

          Bentuk organisasi system panitia,

     Organisasi jenis ini bukan merupakan jenis organisasi yang berdiri sendiri, karna setiap struktur organisasi  yang demikian kelak tampak dengan jelas merupakan modifikasi dari salah satu bentuk lain baik line maupun staf. Panita adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila bertugas sebagai penasehat atau melayani unsur lain di dalam organisasi, ia berperan sebagai staf. Sebaliknya, panitia yang melakukan tugas pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line. Jadi, sesuai dengan proporsinya terdapat berjenis-jenis panitia, ada yang berposisi line, staf dan pimpinan. Seperti pada gambar 94.

gambar 94.

            

     Penggunaan panitia bukan saja dalam perusahaan-perusahaan, melainkan juga terdapat pula dalam kegiatan yang lebih luas, misalnya pemerintahan, lembaga pendidikan, dan kemiliteran. Didalam pemerintahan, misalnya MPR,DPR, DPA dan panitia korban banjir. Panitia dapat didirikan untuk waktu yang terbatas dan dapat pula untuk waktu yang tidak terbatas, salah satu kebaikan panitia adalah keputusan yang diambil pada umumnya tepat karna dibicarakan secara kolektif dan musyawarah terlebih dahulu oleh kelompok pimpinan organisasi, dan mencegah kemungkinan bagi seseorang untuk bertindak dan mempunyai kekuasaan yang berlebihan dan sewenang-wenang. Tentu saja bentuk panitia mempunyai beberapa kelemahan salah satunya adalah proses pengambilan keputusan biasanya berjalan lambat karena segala sesuatu harus melalui musyawarah, dan ketika timbul kemacetan sukar untuk diminta pertanggungjawaban pada satu orang karna itu dibebankan pada beberapa orang sebagai kesatuan.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi :

•           Bentuk Piramid.

Bentuk Ini Yang Paling Banyak Diguakan, Karena Sederhana, Jelas Dan Mudah Dimengerti.

•           Bentuk Vertikal.

Bentuk Vertikal Agak Menyerupai Bentuk Piramid, Yaitu Dalam Pelimpahan Kekuasaan Dari Atas Ke Bawah, Hanya Bagan Vertikal Berwujud Tegak Sepenuhnya.

•           Bentuk Horizontal.

Bagan Ini Digambarkan Secara Mendatar.

•           Bentuk Lingkaran.

 

4.    DEPARTEMENTASI

            Efesiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinansi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur department dan satuan-satuan kerja. Proses penentuan cara bagaiman kegiatan-kegiatan dikelompokkan  disebut depeartementasi, beberapa bentuk departementasi yang akan dibicarakan berikut ini, adalah atas dasar:

1.fungsi : pemasaran, akutansi, produksi atau keuangan.

2.produk atau jasa : divisi mesin cuci, lemari es, televises atau radio.

3.wilayah : divisi DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Timur, atau Indonesia timur dan Operasi                                             Internasioanal 

4.langgaran : penjualan industry, pedagang eceran, pemerintah militer atau konsumen.

5.proses atau peralatan : departemen pemotongan, kelompok perkaitan, bagian pembungkusan,atau bagian finishing.

6. waktu : kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.

7. pelayanan : bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dan kelas turis dalam pelayanan di pesawat terbang.

8. alpha – numerical : bisa digunakan pada pelayanan telepon dimana, missal, nomer 0000-50000 ditempatkan dalam satu departemen lain.

9. proyek dan matriks : digunakan oleh perusahaa-perusahaan kontruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi- energy.

     Oleh karna itu hampir semua organisasi menggunaka lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, liama atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departementasi.

Departementasi fungsional

            Departementasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akutansi, programmer computer dan sebagainya.

            Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementasi fungsional  yang digunakan pada tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnis- produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.seperti gambar 83.

gambar 83.

Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi dan bagian operasi. Pembentukan satuan-satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan.

            Kebaikan pendekatan fungsional ini adalah:

-          bahwa pendekaatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama,

-          menciptakan efesiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi,  

-          dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.

Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, mebutuhkan lebih sedikit ketrampilan-ketrampilan dasar pribadi, dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

            Kelemahan struktur fungsional. Salah satu kelemahan struktur ini adalah:

-           dalam dapat menciptakan konflik antara fungsi-fungsi

-           menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan

-           memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan

-           hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya

-           dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

-           Serta koordinasi antara dan di antara fungsi-fungsi menjadi kompleks dan lebih sulit sejalan dengan pertumbuhan organisasi. Tanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan berhenti hanya sampai puncak.

Departementasi Divisional

            
     Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila depertementasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah(geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

           

     A.    struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logic yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang  lain, seperti gambar 710.

gambar 710.

Dalam gambar telihat bahwa perusahaan diorganisasikan atas dasar produk pada tingkata manajer umum, pada tingkatan selanjutnya menggunakan pendekatan fungsional.

     B.     Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementasi wilayah, kadang-kadang juga disebut departementasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana oprasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja. Perusahaan yang menjual produknya di berbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer tersendiri(area manager) untuk setiap wilayah. Perusahaan-perusahaan jasa, perbankan dan perusahan-perusahaan buka manufacturing lainnya lazim diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantor-kantor cabang. Sebagai contoh departementasi atas dasar wilayah dalam suatu perusahaan manufacturing  seperti pada gambar 111.

gambar 111.

           

     Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Ialah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang dipustkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan ini terutama digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi-divisi yang terpisah untuk langganan militer, industry dan konsumen. Sebagai suatu pedoman umum, perusahaan-perusahaan manufacturing dengan garis produk yang sangat beraneka ragam cenderunga diorganisasikan atas dasar langganan atau produk, seperti gambar 949.

gambar 949.

           
     Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan. Departementasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan suatu pabrik manufacturing dapat dikelompokkan menjadi departemen-departemen  pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan, dan penyelesaian akhir. Tipe depertementasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan keterampilan-keterampilan pengoprasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan sepenuhnya. Pendekatan proses atau peralatan terutama ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.

            Tidak seperti departementasi fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan terpisah. Kepala divisi terutama memusatkan perhatiannya pada operasi divisinya, bertanggung jawab ats laba atau rugi, dan bahkan mungkin bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan kesatuan yang bebas seperti halnya perusahaan yang terpisah, karna dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur pusat. Sebagai pedoman umum, wewena-wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan-keputusan nya akan mempengaruhi kegiatan-kegiatan divisi lain.

            organisasi atas dasar divisi (departementasi divisional) mempunya beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, keterampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seoranng kepala , keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Di samping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat, karena keputusan-keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan. Sehingga dapat diperinci sebagai berikut :

-          Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian   tanggapan yang cepat.

-          Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.

-          Merumuskan tanggung jawab secar jelas dan mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

Dan kelemahan dari struktur divisional  ini adalah :

-          Menyebabkan berkembngnya persaingan “dysfunctional” potensial antara sumber daya-sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.

-          Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer

-          Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi.

Departementasi proyek dan matriks

            Tipe departementasi ini adalah depertementasi campuran (hybrid design). Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementasi lainnya. Struktur proyek dan matriks bermaksud untuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe desain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya. Pendekatan tradisional terhadap organisasi yang telah dibahas sebelumnya tidak memberikan kemudahan dan fleksibelitas untuk menangani kegiatan-kegiatan yang kompleks dan melibatkan keahlian dari berbagai bidang fungsional organisasi. Kedua bentuk departementasi proyeks dan matriks mencakup cara-cara penggabungan personalia organisasi dengan berbagai spesialisasi untuk menyelesaikan suatu tugas.

Struktur organisasi proyek. Departementasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan khusus. Seperti pada gambar 23.

gambar 23.

     Seorang manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek. Bila proyek telah diselesaikan, tim dibubarkan, dan para anggota kembali ke departemen-departemen  fungsional asalnya, sampai ada proyek baru.

     Struktur organisasi matriks. Departementasi matriks adalah sama dengaan departementasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks para karyawan mempunyai dua atasan- sehingga mereka berada dibawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional atau divisional.

     Wewenang departemen-departemen fungsional atau divisional ini mengalir vertikal. Kedua adalah rantai perintah lateral atau horizontal . aliran wewnang yang melintasi departemen ini dilaksanakan oleh para manajer proyek atau kelompok. Dua jalur wewnang ini membentuk struktur organisasi dua arah yang menyerupai matriks, sehingga bentuk strukturnya disebut organisasi matriks, sebagaimana pada gambar 7.5

     Organisasi matriks dapat menampung berbagai macam dan perubahan proyek atau produk/pasar/teknologi. Organisasi matriks menyediakan suatu hirarki yagn dapat memberikan tanggapan secara cepat terhadap perubahan-perubahan lingkungan, terutama dalam teknologi. Di lain pihak, tidak setiap perusahaan dapat menyesuaikan diri secara baik dengan system matriks. Struktur matriks yang efektif memerlukan fleksibelitas dan kerja-sama orang-orang pada semua tingkatan organisasi. Kompleksitas struktur memerlukan jalur-jalur komunikasi terbuka dan langsung melalui kedua dimensi. Latihan khusus dalam keterampilan dan hubungan-hubungan antara pribadi pekerjaan baru mungkin diperlukan bagi manajer dan bawahan ketika hamparan matriks pertama kali diperkenalkan, atau ketika hamparan sementara menjadi tetap.

Kebaikan departementasi matriks. adalah:

-          Memaksimumkan efesiensi penggunaan manajaer-manajer fungsional.

-          Mengembangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi 
        para manajer-manajer strategic.

-          Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen                     
        mennengah terhadap masalah-masalah stratetegik perusahaan.

-          Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

Kelemahan organisasi matriks. ialah:

-          Pertanggung jwaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang  
        kontradiktif.

-          Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal.

-          Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampila antara pribadi.

     Struktur departementasi matriks mungkin akan menjadi lebih “biasa” diwaktu yang akan datang. Bila diorganisasikan dan pengoprasiannya tepat, struktur matriks adalah suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks. Sebagai contoh, organisasi matriks yang diterapkan pada sebuah bank akan memungkinkan pengembangan jumlah pelayanan yang dapat ditawarkan melalui pembentukan tim-tim proyek untuk menangani kelompok-kelompok khusus nasabah (mahasiswa, swasta, lembaga-lembaga pemerintah), bank dapat menawarkan tingkat keahlian yang lebih tinggi kebutuhan investasi dan perencanaan dana tertentu kepada kelompok-kelomok nasabah tersebut.

Referensi:

-          T.Hani Handoko, manajemen (edisi II), penerbit BPFE – Yogyakarta, 1984

-          YAYAT M. HERUJITO, dasar-dasar manajemen, GRASINDO-Jakarta, 2001

-          MAMDUH M.HANAFI , penuntun belajar manajemen.Yogyakarta,UPP AMP YKPN,1997